Hilfeseite zum Interessenvertretungsportal

Wenn Sie Interessenvertreter:in bei einer Gesellschaft der DB Cargo AG, DB Schenker AG oder DB E&C sind, wenden Sie sich bitte an das jeweilige Recruiting-Team. Über dieses wird ein Zugang für Sie beim Avature Kundenservice eingerichtet. Für die Beantragung wird als Angabe Ihre berufliche Mailadresse benötigt.

Hinweis: Auch für eine Rollen- oder Namensänderung ist eine Information an Ihr Recruiting-Team erforderlich.

Für Interessenvertreter:innen der DB AG ist eine Bestellung in DeBI notwendig, um einen Zugang zu Avature zu erhalten. Weitere Informationen erhalten Sie auf der DB Planet Seite.

So können Sie eine Rolle für Avature in DeBI bestellen:
 

1. Anmeldung in DeBI
2. Klicken Sie auf "Bestellung" und anschließend auf "Anwendungsrolle bestellen".
3. Klicken Sie auf der Seite, die sich neu geöffnet hat auf "Zuweisen", und wählen Sie bei IT-Ressource "Avature" aus.
4. Klicken Sie nun in der Zeile "Anwendungsrolle" hinten auf "Zur Bestellung".
5. Es öffnet sich das Fenster "Bestellinformationen Anwendungsrolle".
6. Klicken Sie bei "Anwendungsrolle" auf „Zuweisen“ und wählen die gewünschte Anwendungsrolle mit Klick auf das Pluszeichen (+) aus.
7. Klicken Sie dann auf den Button „Übernehmen“ (rechts unten).
8. Im nächsten Fenster geben Sie nun noch eine kurze Begründung ein.
9. Mit Klick auf den Button „OK“ wird die Bestellung im Einkaufswagen angezeigt und kann nun zur Erstgenehmigung abgesendet werden. Nach der Erstgenehmigung erfolgt noch die Zweitgenehmigung und anschießend in der letzten Stufe die technische Umsetzung im System durch die zuständigen Kolleg:innen. 

Hinweis: Auch für eine Rollen- oder Namensänderung ist eine Bestellung über DeBI erforderlich.

Bei Inaktivität erfolgt ein automatischer Logout nach 60 Minuten.

Nein, die Passwörter für die Portale laufen nicht ab.

Es handelt sich um ein onlinebasiertes Portal, das heißt, es wird eine dauerhafte Internetverbindung benötigt.

Sie können auch mit Ihrem dienstlichen Endgerät auf das Portal für Interessenvertretungen zugreifen. Rufen Sie dazu einfach den Link in Ihrem Browser auf. Aus IT-Sicherheitsgründen empfehlen wir, die Avature-Portale ausschließlich auf Dienstgeräten der DB zu nutzen.

Wir bieten Ihnen umfangreiche Informationsmaterialien an, u.a. ein Klick-Tutorial durch Ihr Interessenvertretungsportal. Weitere Informationen finden Sie auf unserer DB-Planet-Seite: Avature Recruiting Software – Für Interessenvertretungen.

Wenn Sie darüber hinaus eine Online-Schulung (Dauer circa 60 Minuten) für sich und Ihre Kolleg:innen wünschen, dann schreiben Sie eine E-Mail an HM.Recruiting.Tool@deutschebahn.com. Wir vereinbaren gern einen Schulungstermin!

Es handelt sich um ein onlinebasiertes Portal, das heißt, es wird eine dauerhafte Internetverbindung benötigt.

Sie können auch mit Ihrem dienstlichen Endgerät auf das Portal für Interessenvertretungen zugreifen. Rufen Sie dazu einfach den Link in Ihrem Browser auf. Aus IT-Sicherheitsgründen empfehlen wir, die Avature-Portale ausschließlich auf Dienstgeräten der DB zu nutzen.

Die Funktionen eines Betriebsratsmitglieds und einer Schwerbehindertenvertrauensperson werden im Portal in zwei getrennten Bereichen abgebildet. Es gibt je eine Ansicht für Betriebsratsmitglieder und für Schwerbehindertenvertrauenspersonen, in denen die jeweiligen Rolle ausgeübt werden kann. Wenn Sie sowohl Betriebsratsmitglied als auch Schwerbehindertenvertrauensperson sind, haben Sie nach dem Login die Wahlmöglichkeit, welche Ansicht Sie sich anzeigen lassen möchten. Des Weiteren können Sie über die Auswahl unter dem Menü in der rechten oberen Ecke sowohl auf dem Dashboard als auch auf den Übersichtsseiten zwischen den jeweiligen Rollen wechseln. Es ist nicht notwendig sich aus- und erneut einzuloggen.

Einen Überblick über die neuen Funktionen und Ansichten in Ihrem Führungskräfteportal finden Sie auch noch einmal zusammengefasst in dieser Info-Broschüre.

Über die Tooltipps („i”-Icons) erhalten Sie wichtige Hinweise, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.

Des Weiteren gibt es verschiedene Ansichtsmöglichkeiten in den Übersichtsseiten. Sie können sich die Übersicht der Bewerber:innen als kompakte Liste, als komfortable Liste (d.h. mit mehr Zeilenabstand für bessere Lesbarkeit) oder als Karten anzeigen lassen. Die Stellenübersicht können Sie sich als kompakte oder komfortable Liste anzeigen lassen. Die Kartenansicht bietet Ihnen eine alternative Übersicht inkl. Recruiter:innenkommentar aus dem Screening. Zusätzlich können Sie den Lebenslauf anzeigen, Notizen hinzufügen und für Kandidat:innen auf der Shortlist eine Bewertung abgeben.

Sie haben die Möglichkeit, auf den Übersichtsseiten nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Klicken Sie dazu auf „Filter“, geben Sie Ihre Filterkriterien ein und klicken Sie anschließend auf „Filter anwenden“. Über „Alle Filter zurücksetzen“ können Sie den Filter wieder löschen. Mit Klick auf „Filter“ können Sie den gesetzten Filter bearbeiten.

Über die Pfeile rechts neben den Spaltennamen können Sie Ihre Ergebnisse aufsteigend und absteigend sortieren.

Auch neu sind das Bewerber:innen-Karussell und das Job-Karussell am unteren Ende der jeweiligen Detailseiten.

Das Bewerber:innen-Karussell enthält alle zu bewertenden Bewerber:innen. Über die Pfeiltasten des Karussells können Sie zwischen den Bewerber:innen navigieren. Über den Link „Alle Bewerber:innen“ gelangen Sie zur Bewerber:innenübersicht.

Das Job-Karussell enthält alle offenen Stellen im Betreuungsbereich. Über die Pfeiltasten des Karussells können Sie zwischen den Stellen navigieren. Über den Link „Alle offenen Stellen" gelangen Sie zur Stellenübersicht.

Das Portal für Interessenvertreter verfügt über die Funktionsbereiche „Meine Ausschreibungen“ und „Meine Bewerber“.

Über den Bereich „Meine Ausschreibungen“ erhalten Sie Zugriff auf wichtige Ausschreibungsdetails der Stellen in Ihrem Zuständigkeitsbereich sowie Links zu internen und externen Stellenausschreibungen. Nachdem Sie eine Ausschreibung aufgerufen haben, können Sie diese als gesichtet markieren.

Im Bereich „Meine Bewerber“ erhalten Sie Zugriff auf wichtige Informationen zum Bewerber und zum Auswahlprozess. Die Unterlagen des Bewerbers stehen hier als Druckversion zur Verfügung. Nachdem Sie ein Bewerberprofil aufgerufen haben, können Sie auch dieses als gesichtet markieren. 

Als SVP haben Sie für abgesagte Bewerber mit dem Merkmal SGB IX zudem die Möglichkeit, über einen gesonderten Knopf „Feedback zur beabsichtigten Absage“ zu geben.

Das Dashboard ist die Startseite des Portals und dient Ihnen zur besseren Übersicht und Organisation.

Ihre Aufgaben

Unter „Ihre Aufgaben“ sehen Sie als Betriebsratsmitglied einer Gesellschaft der DB AG ob, wie viele und welche neue Stellenausschreibungen zum sichten und prüfen vorliegen. Sind Sie Betriebsratsmitglied einer Gesellschaft der DB Cargo AG oder der DB Schenker AG sehen Sie die neuen Stellenausschreibungen innerhalb der letzten 7 Tage. Als Schwerbehindertenvertrauensperson wird Ihnen angezeigt, wie viele SGB-IX Bewerber:innen in Ihrem Betreuungsbereich insgesamt und neu innerhalb der letzten 7 Tage vorliegen. Des Weiteren sehen Sie als Schwerbehindertenvertrauensperson der Gesellschaften der DB AG für welche Bewerber:innen in den nächsten 7 Tagen Absagen bevorstehen und zu denen Sie noch Rückmeldung geben können.

Listen

Als Betriebsratsmitglied sehen Sie auf dem Dashboard wie viele und welche Bewerber:innen sich in der BR-Beteiligung befinden und eine Liste zu allen Bewerber:innen. Als Schwerbehindertenvertrauensperson werden Ihnen alle Stellen mit SGB-IX-Bewerber:innen in Ihrem Betreuungsbereich sowie eine Liste zu allen Bewerber:innen.
 

In der Detailansicht zum Bewerber erhalten Sie Einsicht in die Unterlagen, die der Bewerber seiner Bewerbung beigefügt hat. 

Vom Recruiter bereitgestellte Ergebnisbögen zu einzelnen Auswahlschritten stehen Ihnen dort ebenfalls zur Verfügung. 

Ausschreibungen:

In der Rolle Betriebsrat sehen Sie alle Ausschreibungen, bei denen Sie als ‚zuständiger Interessensvertreter‘ von dem:der HR Business Partner:in hinterlegt wurden. Ausschreibungen sind ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung im Portal sichtbar.

Mit der Rolle Schwerbehindertenvertrauensperson sehen Sie alle Ausschreibungen, bei denen Sie als eben diese vom zuständigen HR Business Partner hinterlegt wurden. Zusätzlich muss sich mindestens eine Bewerber:in mit dem besonderen Merkmal ‚SGB IX‘ in einem beliebigen Schritt des Bewerbungsprozesses befinden.

Ausschreibungen bleiben nachdem sie geschlossen, besetzt oder storniert wurden noch acht Wochen in Ihrem Portal sichtbar. Anschließend werden sie aus Avature entfernt.  

Eine Ausschreibung gilt als besetzt, sobald genauso viele Bewerber:innen den Status mündliches Angebot angenommen erreicht haben, wie Vakanzen hinterlegt wurden. 
 

Externe und interne Bewerber:innen:

In der Rolle Betriebsrat sehen Sie alle externen Bewerber:innen nachdem die/der Recruiter:in die Vorauswahl getroffen hat. Dabei sind folgende Statusschritte* entscheidend: Shortlist, Einladung 1. Vorstellungsgespräch. 
Interne Bewerber:innen werden ab dem Zeitpunkt ihrer vollständigen Bewerbung im Interessensvertreterportal sichtbar.

Als Schwerbehindertenvertrauensperson haben Sie Blick auf alle Bewerber:innen mit dem besonderen Merkmal ‚SGB IX‘.  Dieses Merkmal erhalten die Bewerber:innen, wenn sie es entweder selbst setzt haben oder der / die Recruiter:in es im Rahmen der Vorauswahl setzt und entsprechende Nachweise nachgefordert hat. Weiterhin können Sie alle Bewerber:innen sehen, die sich auf der derselben Ausschreibung wie die Kandidat:in mit SGB IX Merkmal befinden. 
 

Alle Bewerber die eine Zu- oder Absage erhalten, bleiben für Sie bis zum Erreichen eines finalen Schrittes sichtbar. Bewerber:innen sind im Portal solange sichtbar, bis das vom Datenschutz vorgegebene Löschkonzept greift, die Bewerber:in ihre Bewerbung eigenständig zurückgezogen hat oder die Ausschreibung länger als 8 Wochen besetzt, geschlossen oder storniert ist.  

Sichtbarkeiten

Die BR Vorlage wird in der bisher bekannten Form außerhalb von Avature oder über die GrIT Schnittstelle in Avature eingereicht. Weitere Informationen zur GrIT Schnittstelle sind auf der offiziellen DB Planet-Seite zu finden. 
 
Der:die Recruiter:in stellt dem:der HR Business Partner:in hierfür eine Vorbereitungsunterlage über Avature zur Verfügung.

Das Feld „Besonderes Merkmal“ wird im Personen- oder Stellenprofil befüllt. Hierüber erhalten Sie wichtige Hinweise zu speziellen Eigenschaften der Bewerber:innen oder der Stelle. Es gibt folgende besondere Merkmale, die im System erfasst werden können.

Als Schwerbehindertenvertrauensperson können Sie innerhalb 7 Tagen Rückmeldung zu bevorstehenden Absagen von SGB-IX-Bewerber:innen geben. Folgen Sie dazu den folgenden 5 Schritten:

1. Sie erhalten eine E-Mail mit der Information, dass ein:e Bewerber:in mit Merkmal SGB IX abgesagt werden soll.
2. Folgen Sie dem Link in der E-Mail, um sich in Ihr Portal einzuloggen.
3. Öffnen Sie in Ihrem Portal das Profil des:der Bewerber:in, die abgesagt werden soll. Sie finden es unter „Meine Bewerber:innen“ auf der Startseite oder über den gleichnamigen Menüabschnitt.
4. Scrollen Sie herunter zum Abschnitt „Informationen zum Bewerbungsprozess“. Hier sehen Sie die vom Recruiter hinterlegte Erläuterung zur Absage. Sofern Sie keine Einwände gegen die Absage haben, brauchen Sie nichts weiter zu tun.
5. Für ein Feedback zur Absage, können Sie rechts in der Leiste die Option „Feedback zur beabsichtigten Absage“ nutzen. Geben Sie hier an, ob die Absage für Sie nachvollziehbar ist oder nicht. Ist die Absage nachvollziehbar, geht der Absageprozess weiter. Ist die Absage nicht nachvollziehbar, ergänzen Sie eine Rückmeldung als Freitext. Der Recruiter wird informiert und setzt sich mit Ihnen in Verbindung. Der Absageprozess wird gestoppt.

Sie erhalten neben den Informationen, die in Ihrem Portal jederzeit verfügbar sind, folgende automatisierte E-Mail Benachrichtigungen:

Rolle Betriebsrat (beinhaltet auch die JAV) 

• Stellenausschreibung wurde veröffentlicht 
• Bitte um Prüfung einer Stellenanzeige (optional) 
• Terminbestätigung eines Vorstellungsgesprächs durch den:die Bewerber:in (optional) 

Rolle Schwerbehindertenvertrauensperson 

• Ein:e Bewerber:in erhält das besondere Merkmal ‚SGB IX‘ 
• Recruiter bestätigt die mit Ihnen abgestimmten Termine für Vorstellungsgespräche (optional)
• Bewerber:in hat den Termin für ein Vorstellungsgespräch bestätigt 
• Bewerber:in mit SGB IX Merkmal soll eine Absage erhalten 
• Bewerber:in mit SGB IX Merkmal hat seine:ihre Bewerbung zurückgezogen 

Mit der Rolle Betriebsrat werden Sie automatisch per E-Mail über interne und externe Stellenausschreibungen informiert. Alle Details zu dieser Ausschreibung und die aktuellen Prozessschritte sind ab diesem Zeitpunkt in Ihrem Portal sichtbar. Über einen entsprechenden Link gelangen Sie jederzeit zur veröffentlichen Stellenanzeige. 

Sobald sich ein:e Bewerber:in mit dem besonderen Merkmal ‚SGB IX‘ auf einer Ausschreibung befindet, werden Sie als Schwerbehindertenvertrauensperson automatisch per E-Mail informiert. Sie können in Ihrem Portal alle Informationen zum:zur Bewerber:in, der relevanten Ausschreibung und den weiteren Bewerber:innen inklusive der aktuellen Prozessschritte sehen. Der Link zur veröffentlichen Stellenanzeige ist ebenso jederzeit aufrufbar.

Im Rahmen der Ausschreibungserstellung kann der:die HR Business Partner:in im Feld ‚zuständige Interessensvertreter (BR und ggf. JAV) ein oder mehrere Vertreter:innen hinterlegen.
Vertreter:innen müssen einen registrierten Account in Avature besitzen. Es ist aus Datenschutzgründen nicht möglich Teampostfächer/Mail-In-Kacheln als Nutzer zu hinterlegen. 

Die eingetragenen Vertreter:innen können im Portal für die Interessensvertretung die gleichen Informationen einsehen. Sie erhalten ebenso alle automatisierten E-Mail Benachrichtigungen im Zuständigkeitsbereich. 
 

Grundsätzlich wird die zuständige Interessensvertretung (BR, JAV und SVP) durch den:die HR Business Partner:in bei der Beauftragungen angegeben. Sollte die zuständige Interessensvertretung nicht korrekt sein, kann der der:die Recruiter:in bei Bedarf Änderungen vornehmen. Bitte setzen Sie sich mit dem:der zuständigen Recruiter:in in Verbindung. 

Bitte wenden Sie sich bei technischen Problemen z.B. bei der Passwortvergabe oder Anmeldung im Portal für die Interessensvertretung an die E-Mail-Adresse hm.recruiting.tool@deutschebahn.com.