Teamassistenz für Infrastrukturprojekte (w/m/d)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Teamassistenz für unsere Infrastrukturprojekte (w/m/d) in Bayerisch-Schwaben am Standort Augsburg. In dieser Rolle unterstützt du die Leitungen zweier Organisationseinheiten sowie deren Teams im Tagesgeschäft und sorgst für eine zuverlässige, strukturierte und professionelle Büroorganisation unserer Standorte in Augsburg und Ulm und bist zentrale:r Ansprechpartner:in für alle Belange des Bürobetriebs.

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt die Leitungen zweier Organisationseinheiten in allen Belangen des Tagesgeschäfts, bei organisatorischen und administrativen Aufgaben ebenso bist du zentrale:r Ansprechpartner:in für die Teams beider Organisationseinheiten sowie für interne und externe Schnittstellen bei organisatorischen Fragen
• Eigenständig kümmerst du dich um alle Themen des Bürobetriebs unserer Standorte Augsburg und Ulm, insbesondere Büroorganisation, Arbeitsplatzthemen, Ausstattung, Besprechungsräume, Raumbedarfe und die Abstimmung mit internen Dienstleistern
• Die Terminplanung, Terminkoordination und Terminpflege für die Leitungen gehören ebenso zu deinen Aufgaben wie die professionelle Bearbeitung allgemeiner Assistenzaufgaben
• Du bereitest Besprechungen, Workshops und Abstimmungstermine vor und nach, erstellst Unterlagen und Präsentationen und unterstützt bei Protokollen sowie der Nachverfolgung von Aufgaben
• Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender koordinierst du und unterstützt beim Onboarding, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sowie der Steuerung des Bildungsbudgets
• Die geleisteten Arbeitsstunden der Teams und deren Verrechnung hast du im Blick; außerdem unterstützt du bei der Planung der Eigenleistungsverteilung für die kommenden Geschäftsjahre
• Du erkennst organisatorischen Handlungsbedarf frühzeitig, setzt Prioritäten und stellst sicher, dass Büro- und Assistenzprozesse zuverlässig, transparent und serviceorientiert funktionieren

Dein Profil:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats-, Office-Management- oder vergleichbaren Funktion bringst du mit, idealerweise hast du bereits standortübergreifende Organisationsaufgaben oder Aufgaben im Büromanagement übernommen
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und vorausschauend und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Als zentrale Schnittstelle für zwei Organisationseinheiten zu agieren, Themen eigenständig zu koordinieren und verbindlich nachzuhalten bereitet dir Freude
• Du kennst dich sicher mit MS Office aus, insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel und Word; idealerweise bringst du zusätzlich Erfahrung mit MS Teams, SharePoint, SAP, DOXIS, iTWO oder vergleichbaren Systemen mit
• Deine Kommunikation ist klar, freundlich und verbindlich und du trittst gegenüber Führungskräften, Mitarbeitenden, internen Dienstleistern und externen Ansprechpartner:innen professionell auf
• Organisationstalent, Serviceorientierung, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten zeichnen dich aus

Das ist uns wichtig:

Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.